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贝聿铭弟子苏州“图解”贝氏百年

5S现场管理是日本丰田式的管理,它在我国企业运用广泛。本文在对5S现场管理方法内容的探讨基础上,清晰地阐述了办公室人员开展5S现场管理的原则,分析了办公室推行5S现场管理的作用和目标,并阐述了推行5S现场管理的效用。 关键词5S;现场管理法;办公室;外部环境管理 一、5s的定义 5s是整顿(Seition)、素养(shitsuke)、清扫(seiso)、整理(seiri)和清洁(seiketsu)这5个词语的简写。因为这5个词语的s都是日语罗马语拼音第一个字母,因此就缩写为5s,开展整顿、修身、清扫、整理、清洁为内容的活动,叫做5s活动。它的活动的对象是“环境”,它要对现成环境的生产做到综合的考虑,还要制定出一套实际可行的计划和措施,从而达到优化管理。5s活动的精髓和核心是修身,如果在开展活动的职工没有很好的修身,那么这个活动也就开展和坚持不下去的。 二、5s办公室管理现场的内容 (一)整理在工作现成中,要认真的区别好什么是要的,什么是部需要的,只需要保留住需要的东西,没有的东西就需要全部撤除 马上要用的、暂时不用的长期不用的要区分对待;即便是必需品,也要适量;将必需品的数量降到最低程度;在哪儿都有可有可无的物品,不管是谁买,有多昂贵,也应该坚决处理掉,决不手软! 1.对抽屉、柜子内物品进行分类,区分出必需品与非必需品,去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明确物品使用频率,必需品所需数量。身边只放置必需品及必要的量。 2.对桌面上物品、文件进行分类,暂时不用的从桌面上去除。只留正在处理的文件或正在使用的物品。处理结束立即归类放置。提高工作的计划性,各类文件、物品能够做到分类放置。制定明确的工作计划、工作目标,不要轻易中途放置手上的工作。 3.对个人用品进行整理,只保留一套在身边,暂时不用的定点存放。对公用办公用品进行整理,只保留一套在固定的地点。 4.桌下除椅子、垃圾篓以外不放置任何物品。将生活用品去除出工作区。没有多余的物品在桌下隐藏。将不穿的鞋子、袋子彻底从桌下清除。 5.将过季的服装清除出办公室,衣挂上不挂其他物品。腾出空间,保持整洁。将私人不用的衣物清除办公室。 6.对电脑内存储的文件进行整理。将无用的文件删除,腾出空间。分类打包整理。 7.对办公室进行全面整理。保持办公场所内没有多余的物品。每天坚持整理。 (二)整顿把要用的东西,按规定位置摆放整齐,彻底地进行整理,确定放置场所,规定放置方法,并做好标识进行管理。 1.对抽屉、柜子内要的物品进行定位,并加注标识。物品摆放整齐,标识清楚一目了然。定位、分类明确。 2.对如电话、笔筒、便签、台历等桌面上的办公用品进行统一定置摆放。确立定置标准,每时每刻都要做到。对个性化的物品也要有明确的位置或者去除掉。办公桌上没有随意放置的物品。领导带头遵守,督促大家共同执行。 3.认真分析物品的放置位置,寻找物品最佳放置地点。使身边的物品达到最优化,处理最应该处理的事。将整理进行到底。 4.为椅子设定摆放位置,整齐、不占道,人离开时将椅子放在指定的位置。 5.水具、卫生洁具统一位置放置,摆放整齐、不随意放置。统一认识,需要时才用的原则,责任人明确。保持用具干净、整齐。责任人明确 6.确定电脑内使用文件与备份文件的位置,并随时更新。定好存储区,正确命名,随时找到,定期整理、整顿。 7.制定各类物品摆放位置,制定合理有效的原则,使每个人都明确自己应该怎样做。 (三)清扫要把岗位变成无灰尘,干净整洁,无垃圾,要把设备保养好,改造成一个没有一尘不染的环境最高领导以身作则;人人参与;责任到人;与点检、保养工作充分结合;杜绝污染源,建立清扫基准。 1.分类处理非必需品,将无用的物品丢弃、变卖或交他人使用;暂时不用的物品分类标识清晰存放。办公现场内没有垃圾乱放的现象。最高领导以身作则;责任到人。 2.每台办公自动化设备责任到人,随时打扫。重视日常检查与保养,设备使用良好,零故障。 3.每日进行清扫,注意保持,卫生洁具使用后清洗干净。保持饮水区、卫生洁具干净、整洁。制定责任人,实时督促。 4.随时清理办公垃圾,保持办公场所干净、整洁,创造一个舒适、优美的办公环境。加强引导,划分区域,明确责任人。 (四)清洁将整理、整顿、清扫进行到底,标准化、制度化。寻找有效的激励方法;坚持不懈推行“透明管理”。 1.制定标准。各类标准明确、适用。领导重视,坚决推行。 2.进行多次的培训,积极引导,开展评比。统一认识,达成一致目标。 (五)素养要有制度的规定一些事情,都必须安装严格的要求去执行,养成一个良好的习惯制定相关的规章制度,教育培训,激发员工的热情和责任感。 持续不断地推进前面4S,加强教育培训,激发员工的热情和责任感。提升员工素养,提升组织形象,创造组织文化。全员参与,培育员工进行5S活动的热情。 二、办公室职员开展5s活动的原则 (一)自我管理5s现场的原则) 良好的工作环境,不能够单单的指望别人来创造,也不能光知道添加新的办公设备。需要很好的合理的依靠办公室人员,需要在现场的当事人员为自己创造出一个安全、方便、整齐、清洁的工作环境,让他知道自己在改造了客观世界的同时也把主观世界改变了,创造出“美”的意识,从而养成现代化管理所需要的严格要求的风气、遵守纪律的习惯。 (二)办公勤俭原则 5s现在管理的开展,慧聪办公室清理出一些无用的东西,其中,有很多只是在办公室没有用,但是可以用于其他的地方的;还有一些是废物,但是可以回收利用、需要报废的也需要报废手续在回收,不能冲动,不分青红皂白当作垃圾处理。要严格的执行制度,要制止、评判、教育那些大手大脚。不顾公司的“败家子”作风,严重的人员需要给于适当的处理。) (三)持之以恒的原则 5s管理活动开展起来是很容易的,可以搞的很隆重,在段时间里面就可以取得显著的效果,但是要坚持下去,就需要有持之以恒的心态,不断的优化。有很多组织在开展的工程中会出现一紧、二松、三垮台、四重来的现象。所以要开展5s活动就必须要有坚持的精神,要长久的坚持下去。组织首先应将5S活动纳入岗位责任制,使办公室人员都有明确的岗位责任和工作标准;其次,要严格的做好的检测。考核和评比的工作,要把考核的结果和每个人的经济利益挂钩;第三,要做到PDCA循环不断的提高5s活动的水平,在通过检测的过程中发现问题,解决问题。 四、办公室推行5S现场管理的作用 1.提高部门形象; 2.提高办公效率; 3.提高办公用品使用效率; 4.保障办事效率,提高办事速率; 5.要减少安全隐患,加大安全力度 6.要降低成产成本,养成节约的习惯 7.提高工作效率,降低完成任务周期 8.改善部门精神面貌,形成良好组织文化。 五、办公室5S现场管理的目标 1.工作变换时,寻找办公用品、文件资料等,物品马上找到,寻找时间为0; 2.整洁的工作环境,不良用品为0; 3.努力降低成本,减少消耗,浪费为0; 4.工作顺畅进行,及时完成任务,延期为0; 5.无泄密,无丢失,安全,整齐,事故为0; 6.团结,友爱,处处为别人着想,积极干好本职工作,不良行为为0。 六、5S现场管理的效用 1.最佳推销员(Sales)——被办事人员称赞为干净整洁的大厅,让群众对其信任,很高兴到大厅办事情;让很多人来中心进行参观和学习,使大家希望到这样的单位来上班。 2.节约家(Saving)——降低不必要的办公用品的浪费;减少寻找办公用品等的时间;提高工作效率。 3..安全保障(safely)——视野开阔、宽广明亮的职场,严格遵守制度,过道明亮整洁,不会造成杂乱而影响到工作。 4.标准化的推动者(Standardization)规范办公现场,大家都按照规定执行任务,程序稳定,品质稳定。 5.形成令人满意的职场(Satisfaction)——创造明亮、清洁的工作场所,使员工有成就感,能造就现场全体人员进行改善的气氛。(作者单位贵州大学经济学院贵阳市政务服务中心)  参考文献 [1]孙磊.5S管理提升班组文化品位.农电管理.2011(01) [2]王爱娥.5S现场管理助企业又快又好发展.农药市场信息.2010(03) [3]马建英.基于“5S”的企业现场管理探讨.企业导报.2011(01) [4]什么叫5S管理.中国职工教育.2011(03) [5]王坚.浅谈5S现场管理和CI持续改进.科技创新导报.2008(07) [6]李杨,韩晨华,王海涛,潘子龙,闫傒.我国企业推行5S的问题与解决之道.现代商业.2010(09)

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